Ha egy ország arra adja a fejét hogy egyik JCI helyi szervezete valamint JCI nemzeti szervezete támogatásával JCI Európa konferenciát szervezzen, legalább 3 éves munkára kell, hogy számitson. A kandidációt már a megpályázott európa konferencia előtt 2 évvel kell benyújtani, és abban a teljes lebonyolitásra vonatkozo dokumentációt mellékelni. Az idei 49. JCI Európa konferencia, Poitiersben Franciaország nyugat közepén került megrendezésre.
A konferencia szervezők már a 2003-as Birmighami európa konferencián megkezdték az ezévi program promocióját, valamit akkor kapták meg hivatalosan a jogot, arra, hogy 2005 évben náluk gyűljön össze az európai JCI tagok nemzetköziség iránt elkötelezett része. A régióigazgatók feladatának az elmúlt években valamint idén is, nagy mértékben képezi részét, az egy-egy földrész legkiemelkedőbb eseményeinek számitó régiókonferenciák főszervezői feladata. (Szerencsére a JCI központ átszervezése miatt ez már jövőre nem igy lesz). A szervezés elsősorban a program elemeinek összeállitását, a hivatalos JCI események forgatókönyveinek elkészitését, logisztika koordinálását, és az egész szervezőcsapattal történő folyamatos kommunikációt, ellenőrzést jelenti. A program egyes elemei egy hagyományos és sztenderdizált napirend alapján kerülnek meghatározásra., amely minden régióban ugyan azon elemeket tartalmazza.
A program kiemelkedő elemei a tréningek valamint vezérszónokok meghivása, sorrendjének összeállitása, kategorizálása. Idei évben több mint 40 tréning került megtartása, 4 fő témakörben, Üzletfejlesztés, Készségfejlesztés, Vezetés, valamint Non-profit menedzsment kategóriákban.
Fontos eleme a konferenciáknak, a nyitó-záró ünnepségek koordinációja, szinpad menedzsmentje, forgatóköny összeállitása, amely a JCI protokoll, szórakoztatás és időelemek összehangolását jelenti. Idei évben nagyszerűen sikerült ezt kivitelezni, a hosszú, és nehézkes program helyett, könnyed 1,.5 órás nyitóünnepség osztatlan sikert okozott a delegáltak körében, akárcsak az utánna lebonyolitott nyitó party amely egy valódi cirkuszban került megrendezésre.
A tréningekkel, üzleti kapcsolattermető eseményekkel (ld BNE – Business Network Event, amely program Budapestről indult JCI világmeghóditó útjára), kultúrális programokkal, szónok és vitaversennyel párhuzamosan több találkozó, és közgyűlés folyik. Külön megbeszélése van a JCI helyi szervezetek (LOMok) vezetőinek, a Fiatal (29 év alatti) tagoknak, és természetesen nagyobb lélegzetvétellel a 37 JCI Európai tagországok vezetőinek. A tagország vezető talalkozók fontos része az egyes országokban sikeresen működő programjainak benchmarkingja, soron következő nemzetközi programok bemutatkozása, valamint JCI Europe és JCI Európai Fejlesztési Tanács jelentéseinek meghallgatása, és elemzése. Ezen hivatalos megbeszélések elsőszámú koordinátora ugyancsak a régió igazgató, aki az aktuális konferencia elnökét folyamatos tanácsokkal lájta el a sikeres lebonyolitás érdekében.
Persze a mostni konferencia sem lett volna teljes esti bulik nélkül. A már emlitett nyitó party után következő napon, egy közös Belga-Osztrák-Holland esten szórakozhatott a nagyérdemű, struddle, snapsz, belga sult krumpli és holland sör társaságában, mig péntek folyamán guinesstol jokedvű skót szoknyák között folyt a mulatozás, és az elért eredmények ünneplése.
A konferencia hagyományos záróeseménye, a Dijkioszó gála, ahol nemzeti, helyi szervezetek, valamint egyéni tagok (jelölés alapján történő) elismerése történik: Idén másodszor elektronikus web alapu pályázati rendszerben történt a jelölés, és a jelöltek értékelése, 26 különböző kategóriában. A dijkiosztás után az ugyancsak hagyományos gála volt soron, amely remek ételekkel, italokkal (naná hogy pezsgő és konyak személyében) valamint szuper zenekar szórakoztatásaával állt a munkában megfáradt résztvevől rendelkezésére.